Despesas são saídas de recursos na entidade que ajudam a obter receitas. A NBC TG ESTRUTURA CONCEITUAL (2019) define despesas da seguinte forma: “Despesas são reduções nos ativos ou aumentos nos passivos, que resultam em reduções no patrimônio líquido, exceto aqueles referentes a distribuições aos detentores de direitos sobre o patrimônio”. Ou seja, quando a empresa paga uma conta de água ou de luz, um aluguel ou juros de um empréstimo, está tendo despesas, desde que não sejam classificadas como custo.

As despesas representam gastos, que de maneira direta ou indireta, auxiliam a obter receitas. Por exemplo, uma empresa ao optar por gastar com propaganda e publicidade está buscando obter vendas, ou seja, receita. Por esse motivo, gastos com propaganda e publicidade representam despesas.

Ao observarmos os gastos de uma empresa, podemos entender que os gastos que são ativos representam investimento, os que são utilizados na produção/prestação de serviço são custos e os demais são despesas. Lembrando que as despesas precisam ser registradas na Demonstração do Resultado e diminuem o resultado (lucro/Prejuízo).